1- ماهى أهمية الموازنة ؟
* تعتبر الموازنة أداة لنقل مهام وأهداف الشركة الإستراتيجية والتشغيلية للموظفين ، حيث تحدد الموازنة الخطوات التشغيلية التي ينبغي على الموظفين اتباعها لتحقيق أهداف الشركة الإستراتيجية.
2- ماهو نظام تقييم الآداء ؟
* نظام تقييم الآداء يتم استخدامه لمعرفة مدى تقدم الآداء الخاص بالموظفين لتحقيق الأهداف الإستراتيجية للشركة (أهداف الموازنة)، وأيضا لمعرفة ما إذا كان الموظفون على الطريق الصحيح المؤدي لتحقيق الأهداف أم لا.
3- كيف يتم التعامل مع إنحراف التكاليف والآداء؟
* عند وجود انحراف في الآداء يجب أن يتم تصحيحه في الوقت المناسب حتى لا يؤثر على امكانية تحقيق الأهداف.
* عند وجود انحراف في الآداء يجب أن يتم تبليغ الإدارة به بشكل مختصر ومركز على الخطأ وفي الوقت المناسب لاكتشاف أو لحدوث الخطأ بمعنى أنه يجب إبلاغ الإدارة بالخطأ أو الإنحراف في أسرع وقت ممكن وبشكل مختصر ومركز فقط حول الخطأ أو الإنحراف حتى تتمكن الإدارة من إيجاد حلول مناسبة وسريعه ، على عكس التقارير التى يتم تقديمها للإدارة التشغيلية لأن الإدارات التشغيلية يحتاجون لمزيد من التفاصيل حول المشكلة أو الخطأ ، أما الإدارة العليا يحتاجون فقط الخطأ الحادث أو الإنحراف بدون التطرق والتوسع في سرد المزيد من التفاصيل.
# ملاحظة : التقارير عن الآداء التى يتم تقديمها للإدارات التشغيلية تحتوى على الخطأ أو الإنحراف بالتفصيل وكافة المعلومات المتعلقة به.
4- ماهو تحليل الإنحراف ولماذا تحتاجه الإدارات ؟
* تحليل الإنحراف هو أساس أي نظام لتقييم الأداء باستخدام الميزانية ، بمعنى أن الشركة إذا أرادت عمل تقييم للآداء بواسطة الموازنة فلابد من استخدام تحليل الإنحراف ، الذي يوضح الإنحراف او الفجوة بين نتائج الموازنة والآداء الواقعى.
* الإنحراف هو الفجوة بين المبالغ المدرجة في الموازنة والمبالغ المنفقة بالفعل (أو المكتسبة).
* السبب الرئيسي لحساب الإنحراف هو إبلاغ الإدارة بالفروقات بين نتائج الموازنة والنتائج الفعلية.
* يمكن أن تستخدم الإدارة تلك الإنحرافات لتصحيح بنود معينة في الموازنة وليس شرطا أن يكون التقصير من النتائج الفعلية ، قد تكون الموازنة بها أرقام او نتائج غير دقيقة (أكثر أو أقل من اللازم).
5- ماهى أنواع الإنحرافات ؟
* أنواع الإنحرافات : قد تكون الإنحرافات جيدة (إيجابية) أو غير جيدة (سلبية).
* كيف يمكن معرفة الإنحراف إذا كان جيد أو غير جيد ؟؟ عن طريق تأثيره على صافي الدخل ، فإذا كان الإنحراف يؤثر بالزيادة في صافي الدخل يكون جيد أو إيجابي ، والعكس صحيح.
* يحدث الإنحراف بالتأثير على التكلفة أو الإيراد كالآتى :
1) الإنحراف الإيجابي (الإنحراف المُفَضل) : يحدث عندما تكون الإيرادات الفعلية أكبر من الإيرادات المدرجة في الموازنة ، أو عندما تكون المصروفات الفعلية أقل من المصروفات المدرجة في الموازنة.
2) الإنحراف السلبي (الإنحراف الغير مُفَضل): يحدث عندما تكون الإيرادات الفعلية أقل من الإيرادات المدرجة في الموازنة ، أو عندما تكون المصروفات الفعلية أكبر من المصروفات المدرجة في الموازنة.
# مثال : طبقا للموازنة ، ينتج العامل وحدة واحدة في ساعة واحدة ، ويتقاضي أجر 6$ للساعة ، أى أن الأجر المباشر لإنتاج وحدة واحدة هو 6$ ، ولكن فعليا يستغرق العامل 1.1 ساعة لإنتاج وحدة واحدة ويتقاضي أجر 6,25$ للساعة ، أى أن الأجر المباشر لإنتاج وحدة واحدة هو 6,25 × 1.1 = 6,88$ ، إذن يوجد إنحراف بمقدار 0.88$ ، ما نوع الإنحراف ؟؟ بما أن التكلفة الفعلية أكبر من المدرجة بالموازنة إذن إنحراف سلبي (غير جيد).
6- ماهى أهمية وفوائد تحليل الإنحراف؟
* أهمية تحليل الإنحراف لا تتمثل فقط في معرفة قيمة الإنحراف ، بل في اتجاهه أيضا ، هل هو إيجابي (جيد) أم سلبي (غير جيد) ، وأيضا تكرار هذا الإنحراف ، هل يحدث مرة أو مرتين أو مكرر ؟ وكذلك مدي زيادة أو نقصان الإنحراف ، هل يتجه الى الزيادة أم النقصان ؟؟ مثلا المرة الأولى كان الإنحراف سلبي بمقدار 100,000$ ، المرة الثانية سلبي بمقدار 110,000$ ، المرة الثالثة سلبي بمقدار 120,000$ ، هنا يجب على الإدارة أن تركز في معدل تكرار الإنحراف واتجاهه ومدي تزايده أو نقصانه.
* قد تشير الإنحرافات أحيانا إلى ضرورة تعديل بعض البنود في الموازنة لأنها لا تتطابق مع الواقع.
* تحليل الإنحراف يُمَكِن الإدارة من العمل بما يسمي (management by exception) وهو أن الإدارة تركز في المقام الأول على الإنحرافات الشديدة والتى لها تأثير كبير سواء كانت تلك الإنحرافات سلبية أو إيجابية
* تركيز الإدارة على العمليات التشغيلية التى تحدث عكس ماهو متوقع منها ، يساعد الإدارة على تحقيق نتيجة أفضل من حيث مدي الإستفادة مقابل التكاليف ، بمعنى أنه إذا كان هناك عامل لايقوم بعمله على أكمل وجه فهذا يجعل الشركة تتحمل اجره بدون الإستفادة من عمله لأنه لا يقوم بالعمل بشكل صحيح ، لكن عندما تركز الإدارة على هذا العامل فسوف تحقق منفعة منه مقابل أجره إما بتحفيزه أو بتدريبه جيدا أو بأى طريقة أخري تجعل الشركة تحقق إستفادة مقابل أجر العامل.
7- تحديد المسئولية في حدوث الإنحراف.
* تعتبر عملية تحديد المسئولية مهمة في قياس الآداء وتحديد الإنحراف ، حيث يجب أن ترتبط مقاييس الآداء التى يتم الحكم بها على المديرين بعوامل لها ارتباط مباشر باختصاص المدير ، والهدف من ذلك هو إسناد المشكلة أو الإنحراف إلى المدير أو الشخص المسئول عنه والذي تتوقع الإدارة أنه لديه حل لهذا الإنحراف ، فمدير الإنتاج لديه معرفة قوية عن غيره في كمية المواد المستخدمة في الإنتاج ومدير المشتريات لديه معلومات قوية عن غيره في نوع وسعر المواد التى تقوم الشركة بشراءها ، أى أن الشركة هنا تقوم بإسناد المشكلة إلى الشخص الذي تتوقع أن يكون لديه حل أمثل بسبب معرفته بكل جوانب المشكلة.
# لاحظ أن هذا النهج هو نهج بَنًاء يجعل الإدارة تستفيد من كل فرد بما لديه من معلومات عن حل المشكلات أو تصحيح الإنحرافات وليس إلقاء اللوم على المديرين ، مما يجعل الشركة تعالج أخطاءها وانحرافاتها بدون التأثير سلبيا على المديرين وإلقاء اللوم عليهم بسبب وجود انحرافات.
8- ماهو انحراف الموازنة الثابتة؟
* تبدأ عملية تحديد الإنحراف بالموازنة الثابتة.
* انحراف الموازنة الثابتة : هو الفرق بين الأرقام المُدرَجة في الموازنة الثابتة والنتائج الفعلية ، وهذا هو اجمالى الإنحرافات التى يجب أن تفهمه وتدركه الشركه وتحدد مكوناته.
# فمثلا الفرق بين النتائج الفعلية وأرقام الموازنة 1مليون جنيه نقص ، حتى الآن تم اكتشاف الإنحراف ونوعه ، ولكن ما سببه ؟ هل من إدارة المبيعات ؟ أم إدارة الإنتاج ؟ أم التكاليف ؟ .....
> ولنفترض أنه من التكاليف ، هل من المواد الأولية أم أجور العمال أم التكاليف الغير مباشرة ؟
> وإذا كان من المبيعات : هل بسبب الكمية المباعة أم سعر البيع.
* كل تلك الأسئلة وغيرها هي عبارة عن تحليل الإنحراف لإيجاد السبب الرئيسي والأولى له.
* وحتى تتمكن الشركة من إجراء عملية تحليل الإنحراف بالشكل الأمثل يجب إيجاد مكونات إنحراف الموازنة الثابتة وهم :
# مكونات إنحراف الموازنة الثابتة :
1) انحراف الموازنة المرنة.
2) انحراف موازنة المبيعات.
9- ماهو انحراف الموازنة المرنة؟
* انحراف الموازنة المرنة : هو الفرق بين مبالغ النتائج الفعلية والمبالغ المدرجة في الموازنة لتحقيق مستوى النشاط الفعلى (الذي تحقق) ، وهنا يجب تحديد سبب حدوث الإنحراف هل من المبيعات أم التكلفة أم الكميات المستخدمة في الإنتاج.
* الموازنة المرنة تعتمد على التكلفة المتغيرة للوحدة وإجمالى التكلفة الثابتة بمعنى أنه إذا كان من المفترض إنتاج 1000 وحدة بتكلفة 50$ للوحدة ، ولكن تم إنتاج 700 وحدة فقط ، هنا الموازنة المرنة تتماشي مع حجم الإنتاج المحقق ولكن بشرط ألا تتجاوز تكلفة إنتاج الوحدة 50$ أى أنها مرنة في كمية الإنتاج بشرط الإلتزام بتكلفة الوحدة المنتجة.
* تعتمد التكلفة المتغيرة في قياسها على كمية المدخلات طبقا للموازنة فمثلا تكلفة إنتاج الوحدة تستهلك ساعة واحدة من الأجور المباشرة وكمية إنتاج معينة من المواد الأولية ، وعدد ساعات معين على الآلات .
10- مثال توضيحي عن تحليل الإنحراف والموازنة المرنة.
* افترض أن الموازنة الثابتة كانت تحتوى على إنتاج 1000 وحدة ، بتكلفة 100$ للوحدة ، وبالتالى فإن تكلفة إنتاج الوحدات = 100×1000 = 100,000$ ، ولكن ماتحقق فعليا هو إنتاج 700 وحدة بتكلفة 110$ للوحدة ، وبالتالى فإن تكلفة إنتاج الوحدات = 110× 700 = 77,000$ ، إذن يوجد إنحراف في الموازنة الثابتة بقيمة 23,000$ ، من النظرة الأولى نجد أن الإنحراف جيد لأنه يقلل التكلفة ولكن هذه نظرة سطحية فقط ، فعند تحليل هذا الإنحراف قد يتبين لنا نتائج إخري ، إذن يجب تحليل هذا الإنحراف كالآتى:
* حتى نستطيع تحليل الإنحراف يجب أن نقوم بعمل موازنة مرنة لمستوى النشاط الفعلى وهو 700 وحدة مع الإلتزام بالتكلفة التى كان يجب أن تتم في الإنتاج وهى 100$ للوحدة ، سوف نجد أن تكلفة إنتاج 700 وحدة × 100$ = 70,000$ هذه هى التكلفة المعيارية لمستوى النشاط الفعلى ، ولكن التكلفة الفعلية لمستوى النشاط الفعلى هى 77,000$:
> إذن يوجد إنحراف في الموازنة المرنة بقيمة 7,000$ ، هذه هي فائدة الموازنة المرنة فبعدما كان مدير الإنتاج قد وفر 23,000$ للشركة أتضح أنه جعل الشركة تتكبد خسائر أو مصروفات بقيمة 7,000$.
11- ماهى التكلفة المعيارية (التكلفة القياسية)؟
* التكلفة المعيارية : هى التكلفة التى تحددها الشركة مُسبَقا في الموازنة والتى تستخدمها لتحديد تكلفة المواد والأجور والتكاليف العامة الخاصة بعمليات الإنتاج.
* في المثال السابق : التكلفة المعيارية لإنتاج وحدة واحدة هى 100$ ولكن التكلفة الفعلية هي 110$ ، عند وجود اختلاف تقوم التكلفة المعيارية بتنبيه إدارة الشركة بوجود اختلاف في تكلفة إنتاج الوحدة ، فهنا تستطيع الإدارة معرفة وجود 10$ زيادة في تكلفة إنتاج كل وحدة.
* التكلفة المعيارية يتم تحديدها للمواد المباشرة والأجور المباشرة والتكاليف الغير مباشرة أيضا ، والتى يتم استخدامها في حساب الإنحراف.
* التكلفة المعيارية تستبعد عدم كفاءة العامل أو مدير الإنتاج بمعنى أنه إذا كانت المواد اللازمة لإنتاج وحدة واحدة هي 500 جرام مثلا فإذا قام مدير الإنتاج باستخدام 600 جرام تفاديا لحدوث هالك بسبب نقص كفاءته أو ماشابه فهذا لا تعتد به التكلفة المعيارية ، طالما أن كمية الإنتاج مُعَدة مسبقا بقيمة 500 جرام إذن لا ينبغي وضع 550 أو 600 وإلا فسيتم محاسبة مدير الإنتاج بسبب عدم إلتزامه بمعايير الإنتاج.
* تركز التكلفة المعيارية على الآداء الحالى لإدارة الإنتاج مع احتمالية وجود تحسينات مستقبلية تزيد من كفاءتها.
12- ماهو إنحراف حجم المبيعات؟
* إنحراف حجم المبيعات : هو الفرق بين مبلغ الموازنة المرنة والموازنة الثابتة بشرط ثبات وتساوى سعر البيع وتكلفة الإنتاج.
* في المثال السابق كانت الموازنة الثابتة 100,000$ (100$ × 1000 وحدة) ، والموازنة المرنة 70,000$ (100$ × 700 وحدة) إذن انحراف حجم المبيعات يمثل الفرق بين المبغلين وهو 30,000$.
13- أشكال توضيحية عن تحليل الإنحراف.
1) في الشكل التالى ملخص لما سبق شرحه عن تحليل الإنحراف بالنسبة لكيفية حساب كل من الموازنة المرنة والموازنة الثابتة والنتائج الفعلية المحققة.
2) أنواع الإنحرافات في الموازنة المرنة
14- مكونات الإنحرافات المختلفة.
أولا : انحراف المواد المباشرة تتضمن مايلي :
1) انحراف السعر.
2) انحراف الكمية أو الكمية المستخدمة (هذا يمثل انحراف كفاءة استخدام المواد).
# ملاحظة : عندما يتكون المنتج من عدة أنواع من المواد الأولية يتم عمل انحراف المزيج والعائد.
> انحراف المزيج : انحراف تشكيلة المواد الأولية المستخدمة في الإنتاج.
> انحراف العائد : انحراف كمية المنتجات التى تم تصنيعها .
ثانيا : انحراف الأجور المباشرة يتضمن مايلي :
1) انحراف أجر العمالة المباشرة.
2) انحراف كفاءة العمالة.
# ملاحظة : أيضا عندما تختلف أجور العمالة المباشرة يتم عمل انحراف المزيج والعائد للعمالة المباشرة.
ثالثا : انحراف التكاليف العامة للمصنع (ت.ص.غ.م) تتكون من جزأ ثابت وجزء متغير ، ويتضمن تحليل تلك التكاليف 4 أنواع من التحليلات (2 للجزء الثابت و 2 للجزء المتغير) وهم كالآتى :
1) انحراف التكاليف العامة المتغيرة المنفقة
2) انحراف كفاءة إنفاق تلك التكاليف (أساس التوزيع المستخدم لتوزيع التكاليف العامة المتغيرة)
3) انحراف التكاليف العامة الثابتة المنفقة
4) انحراف الكمية المنتجة من التكاليف العامة المنفقة
رابعا : انحراف مستوى المبيعات يتضمن مايلي :
1) إنحراف المزيج والعائد (عندما يكون هناك أكثر من منتج).
# ملاحظة : سيتم دراسة تلك الإنحرافات بالتفصيل لاحقا.
15- مميزات وعيوب تحليل الإنحراف.
أولا : مميزات تحليل الإنحراف :
1) تحديد مواضع الإختلافات بين النتائج الفعلية والموازنة ، حيث يمكن للإدارة إتخاذ قرار مناسب لموضع الإنحراف.
2) توفير أساليب وأساسيات تعزز فِهم العملية الإنتاجية.
3) محاسبة الموظفين والعمال المتسببين في حدوث الإنحراف.
4) تقييم آداء الموظفين والعمال.
5) تعديل الموازنة إذا كانت تحتاج للتعديل عليها.
ثانيا : عيوب تحليل الإنحراف :
1) الوقت المستغرق لتحديد الإنحراف أو المشكلة قد يكون طويل جدا مما يترتب عليه عدم قدرة الإدارة على اتخاذ قرار سريع.
2) يعتبر تحليل الإنحراف موجه للنظر نحو الماضي (الأحداث السابقة) ولا ينظر نحو المستقبل.