1- أسباب التوزيع توزيع تكاليف اقسام الخدمات
* التكاليف الناتجة عن أقسام الخمات تنتج بسبب علاقة غير مباشرة ناتجة عن دعم أقسام هذه الخدمات للأقسام الإنتاجية أو للأقسام الخدمية الأخري ، هذه التكاليف لا يمكن تتبعها على المنتج لذلك يجب توزيعها على أقسام الإنتاج
* لاحظ أنه في حالة أن قسم خدمي تحمل تكلفة بسبب تقديم خدمة لبعض من أقسام الخدمات الأخري ، يتم توزيع تكلفة هذا القسم أولا على أقسام الخدمات ، ثم يتم توزيع تكلفة أقسام الخدمات على الأقسام التشغيلية أو الإنتاجية
# معايير توزيع التكلفة
1) السبب والنتيجة : يتم توزيع التكاليف هنا على حسب القسم الذي تسبب في إحداث التكلفة ، إذا كان هذا المعيار متاح للتطبيق فيجب تطبيقه لأنه الأكثر منطقية وموضوعية وحيادية
2) المنفعة المقدمة للقسم : عندما يصعب تطبيق معيار السبب والنتيجة نلجأ لهذا البديل
--> مثال : شركة قامت بعمل حملة إعلانية (هذه الحملة تخص الشركة ككل وليس قسم معين ) فأدت إلى زيادة مبيعات الشركة في كل الأقسام إذا كل الأقسام تلقت منفعة من هذه الحملة إذا يتم توزيع تكلفتها على كافة الأقسام التى استفادت من هذه الحملة
3) العدالة : تقوم الإدارة بتوزيع تكلفة القسم الخدمى هنا بشكل حيادى على أقسام التشغيل
4) القدرة على التحمل : (المقصود هو قدرة القسم على تحمل تكاليف القسم الخدمى ولكن بدون خسارة ، لذلك يعتمد هذا المعيار على حجم الأرباح الناتجة من كل قسم) ، يعتبر هذا المعيار غير مقبول لأنه غير عادل ، فمثلا قسم المبيعات حقق أرباح عالية ولكن بإضافة تكاليف عالية لقسم خدمى عليه ستنخفض أرباحه مما يؤدي إلى حدوث حالة عدم رضا من قِبل مدير قسم المبيعات برغم أنه لو لم يتم اضافة التكاليف على ارباح القسم لنجد انه حقق أرباحا جيدة
# طرق توزيع تكاليف مراكز الخدمات
أ- الطريقة المباشرة
ب- طريقة الخطوات (التوالى)
جـ - الطريقة التبادلية
# نظرة عامة عن طرق التوزيع
* لاحظ أن ترتيب الأقسام التى سيتم توزيعها يعتبر غير مهم عند استخدام الطريقة الأولى والثالثة
* مثال : هناك قسمين للخدمات من سيتم توزيعه أولا ؟؟ في الطريقة الأولى أو الثالثة لا يهم إن كان هذا سيُوزع أولا أم ذاك ، ولكن عند استخدام الطريقة الثانية فإن تكاليف أقسام الخدمات يتم توزيعها بالتوالى على كافة الأقسام بما فيها الخدمية
* مثال : هناك 3 أقسام خدمات (أ- ب- جـ ) وقسمين تشغيل (س - ص) ، طبقا للطريقة الثانية سيتم توزيع قسم الخدمات أ على 4 أقسام (ب – جـ ) خدمات ، و (س – ص) تشغيل , ثم يتم توزيع القسم الخدمي ب على 3 أقسام (جـ خدمات ) ، و (س – ص تشغيل) ثم يتم توزيع القسم الخدمي جـ على قسمين ( س – ص تشغيل)
* ولكن السؤال : على أي أساس بدأت بالقسم أ ؟؟ هذا باعتبار أن القسم أ يقدم خدماته لكافة الأقسام الأخري بشكل أكبر وإلا لن نبدأ به ، إذا يتم البدء بالقسم الذي يقدم خدمات أكبر لباقي الأقسام ثم الذي يليه
* عيوب الطريقة الثانية انها تتجاهل التكاليف المتبادلة بين اقسام الخدمات وهذا يتم معالجته في الطريقة الثالثة
* الطريقة الثالثة : تأخذ بعين الإعتبار التكاليف الناتجة عن تبادل الخدمات بين الأقسام الخدمية
2- توزيع تكاليف مراكز الخدمات بالطريقة المباشرة
1) التعريف
* هى الطريقة الأبسط ، يتم تحميل تكلفة قسم الخدمات بشكل منفرد على أقسام التشغيل مباشرة
2) مثال GLEIM 9-14
* قسم صيانة الكمبيوتر يقدم خدمات صيانة اجهزة الكمبيوتر لعدد من أقسام التشغيل ، هنا يمكن أخد عدد اجهزة الكمبيوتر بكل قسم كأساس توزيع
* في هذا المثال لدينا قسمي خدمات بتكلفتهم وأساس التوزيع الخاص بكل منهم والمطلوب توزيع تكلفة هذه الأقسام الخدمية على الأقسام التشغيلية التى بالأسفل في المثال
* بافتراض أن أساس التوزيع للقسم الخدمى الأول هو عدد ساعات تشغيل الكمبيوتر أو وحدات المعالجات في كل قسم تشغيل ، وأن أساس التوزيع في القسم الثانى هو مساحة الأرضية الخاصة بكل قسم تشغيل
* إذن سنري كم ساعة استغرقها قسمي التشغيل معا ونوجد النسبة المئوية لكل قسم ونقوم بضرب الـ120,000 تكلفة قسم الخدمات الأول في 62,5% لنحصل على نصيب القسم التشغيلي الأول من تكلفة القسم الخدمى الأول 75,000$ ، ثم نضرب 37,5 × 120,000 لينتج نصيب القسم التشغيلي الثانى من تكلفة القسم الخدمى الأول 45,000$ ، وهكذا بالنسبة للقسم الثانى
* مجموع مساحتى الأرضية للقسمين 80,000 ولتكن متر مربع ، إذن نسبة القسم الأول منها 70% والثانى 30% ، والتكلفة المراد توزيعها على هاتين النسبتين هي 40,000$ ، نقوم بضرب التكلفة في كل نسبة لينتج المبلغ المُحَمَل على كل قسم تشغيلي من تكلفة القسم الخدمى الثانى
3- توزيع تكاليف مراكز الخدمات بطريقة الخطوات
1) التعريف
* هذه الطريقة تعتمد على توزيع اقسام الخدمات على كافة الأقسام الأخري التى تقدم لها الخدمات بما فيها الأقسام الخدمية ، حيث يبدأ التوزيع بالترتيب من القسم الذي يقدم الخدمات الأكثر الى القسم الذي يقدم الخدمات الأقل
2) مثال GLEIM 9-15
* في هذا المثال نجد أن قسم Custodial Services يقدم خدمات الى قسم Information Technology والعكس أيضا ، نبدأ بأى منهم ؟؟ نبدأ بالقسم الذي يقدم خدمات للثانى أكثر
* سنجد في المثال أن قسم الحراسة Custodial Services يقدم خدمات بنسبة 20% لقسم IT أما قسمIT يقدم خدمات بقيمة 2% لقسم الحراسة
* إذن سنبدأ أولا بتوزيع القسم الذي يخدم الثانى أكثر وهو قسم الحراسة Custodial Services
* سيتم توزيع تكلفته أولا على الثلاث أقسام (القسمي الخدمى وقسمي التشغيل) ثم يتم توزيع تكلفة قسم Information Technology على قسمي التشغيل
* تكلفه قسم الخدمات 40,000$ , أساس التوزيع الخاص به هو مساحة الأرضية لكل قسم من الثلاث أقسام (1خدمى + 2 تشغيل)
* مساحة الأرضية لكل من الثلاث أقسام كما هو موضح هي 56,000 , 24,000 ، 20,000 والنسبة عالتوالى هي 65% , 24% ، 20% ،
* إذن سيتم توزيع تكلفة قسم Custodial Services بضرب تكلفته 40,000$ في نسبة مساحة الأرضية لكل من الثلاث أقسام (Milling ، Finishing ، Information Technology) لتنتج تكلفة كل قسم
* بعد استخراج تكلفة كل قسم يتم توزيع تكلفة قسم Information Technology على قسمي التشغيل والذي أصبحت تكلفته 128,000$ بعد ما أخذ نصيبه من تكلفة القسم الخدمى الموزعة
* كما سبق سنوجد نسبة كل قسم تشغيل من أساس التوزيع الخاص بالقسم الخدمى ونضرب 128,000 × (62,5 و 37,5 %) لنحصل على نصيب كل قسم من قسمي التشغيل من تكلفة قسم الخدمات IT
4- توزيع تكاليف مراكز الخدمات بالطريقة التبادلية
1) التعريف
* تعتبر نوعا ما معقدة عن الطريقتين السابق ذكرهم لكنها الأكثر دقة من الناحية النظرية ، تتعدد أسماءها مثل (طريقة التوزيع المتزامن ، طريقة التوزيع المتقاطع ، طريقة المصفوفات ، طريقة التوزيع المزدوج) ،
2) المميزات
* تتميز هذه الطريقة بأن تكلفة الأقسام الخدمية تتحملها كافة الأقسام ، بهذه الطريقة يتحمل كل قسم نصيبه من التكلفة التى تسبب بها حتى لو كان قسم خدمى وحتى لو لم يتم توزيع تكلفته في الأول ، أى أن هذه الطريقة تعالج النقص الحادث في الطريقة السابقة وهو إهمال تكلفة 2% التى تحملها قسم IT لقسم الحراس
3) مثال GLEIM 9-16
# نفس بيانات المثال السابق ، مع تعديل الاختلاف في طريقة التوزيع فقط
* قسم IT سيتم توزيعه على الثلاث أقسام الأخري بنسب (60 ، 36 ، 4)% ، وذلك باستخدام المعادلة الخطية
* تكلفة قسم آى تى = 120,000 + 20% من تكلفة الحراسة
* تكلفة قسم الحراسة = 40,000 + 4% من تكلفة قسم IT
* لدينا معادلتين كل معادلة بمجهولين ، يجب حلهم لكى نستطيع إيجاد تكلفة كل من قسمي الخدمات ، إذن سنقوم بالتعويض بمعادلة كاملة داخل مايساويها في المعادلة الأخري
* إذن :
تكلفة قسم آى تى = 120,000 + 20% × (40,000 + 4% × تكلفة قسم آى تى)
* اصبحت معادلة واحدة بمجهول واحد يتم لها رياضيا (بالخطوات الموجودة بالمثال) وإيجاد تكلفة قسم IT ومن ثَم إيجاد تكلفة قسم الحراسة
* تكلفة قسم آى تى = 120,000 + 8,000 + 0,008 × تكلفة قسم آى تى
* بتحويل 0,008 × تكلفة قسم آى تى بإشارة معاكسة الى الطرف الأول في المعادلة لتصبح :
0,992 × تكلفة قسم = 128,000
* إذن تكلفة قسم آى تى = 129,032 ، بالتعويض في معادلة تكلفة قسم الخدمات ينتج أن تكلفة قسم الخدمات = 45,161$
* ثم يتم توزيع كل قسم من الأقسام على الثلاث أقسام الأخري كما سبق
* سنلاحظ أن إجمالى التكلفة الخاصة بقسمي الخدمات أصبحت صفر وهذا يعنى المعادلات صحيحة وأن تكلفة كل قسم تم توزيعها بنسب عادلة على كل الأقسام المستفيدة منها بما فيها الخدمية
5- المعدل الفردي والمزدوج
* في الأمثلة السابقة تم استخدام معدل واحد لتوزيع التكاليف ولكن يمكن استخدام معدل توزيع مزدوج أيضا في توزيع تكلفة اقسام الخدمات
* أى أن : قسم IT كان يتم توزيعه تكلفته مثلا على عدد ساعات تشغيل الكمبيوتر في كل قسم ، وهذا الأساس الوحيد تم استخدامه في توزيع تكلفة قسم IT علي باقي الأقسام ، ولكن بعض الشركات قد تستخدم أساس أو معدل توزيع آخر بجانب هذا المعدل لتوزيع تكلفة القسم الخدمي على باقي الأقسام للحصول على مزيد من الدقة في التوزيع
# مثال GLEIM 9-17
* في هذا المثال نجد أن الشركة استخدمت اساسين توزيع لتوزيع تكلفة قسم IT وقد قسمت تكلفة هذا القسم الى جزأين ، جزأ متغير وجزأ ثابت وكل جزأ سيتم توزيعه بأساس توزيع مختلف عن الآخر
* بلغت أجور العمال 40,000$ بقسم IT من إجمالى التكلفة ، وهذه التكلفة تم اعتبارها كتكلفة متغيرة والتى سيتم توزيعها على أساس (ساعات عمل الفنيين)
* بلغ عدد الساعات للفنيين 1600 ساعة في قسمي التشغيل وليكن (التقطيع و التجميع ) وبالتالى فإن معدل التوزيع سيكون 25$ / ساعة (40,000 ÷ 1600)
* باقي التكلفة 80,000$ نتجت عن استثمارات أخري خاصة بالشركة ، سيتم توزيع هذه التكلفة وليكن على أساس عدد ساعات تشغيل الأجهزة وبافتراض أن عدد ساعات التشغيل بلغ 96 مليون ساعة (افتراضا)
* بناء علي ذلك فإن معدل التحميل للتكاليف الثابتة = 0,00083$ / ساعة (80,000$ ÷ 96,000,000)
# نصيب قسم التشغيل الأول من تكلفة قسم IT
* سيتم تحميل قسم التشغيل بما يعادل تكلفة عمل 640 ساعة من الفنيين بقسم IT (تكلفة الساعة 25$) ، إذن نصيب قسم التشغيل الأول من التكلفة المتغيرة = 640 ساعة × 25$ = 16,000$
* اصبح لدينا معدلين لتحميل كل من الجزء الثابت والمتغير من تكلفة قسم IT ، سنقوم بضرب كل معدل في الكمية المستهلكة من أساسي التوزيع بواسطة القسم التشغيلي الأول على حدة ، وكذلك القسم الثانى على حدة لينتج لنا أربع تكاليف
> تكلفتين يتم تحميلهم على القسم الأول 50,000 و 16,000$ (ثابتة ومتغيرة)
> تكلفتين يتم تحميلهم على القسم الثانى 30,000 و 24,000$ (ثابتة ومتغيرة)
# وتكون إجمالى التكاليف في النهاية هي 120,000$ ، ولكن بدلا من توزيعها باستخدام معدل تحميل واحد ، تم توزيعها باستخدام معدلي تحميل
* معدل التحميل المزدوج يمكن تطبيقه في كلا من الثلاث طرق السابقة
