U3F1ZWV6ZTMwMDA2MTc4MTgwMDkzX0ZyZWUxODkzMDQ5MTg1NjAxNw==

قواعد وإعداد الموازنات (CMA-13.1)

استكمالا لشرح cma بالعربي : هذا الموضوع يدور حول قواعد الموازنات وطرق إعداد الموازنات  وأدوات الموازنة في الشركات والموازنة المفروضة والديموقراطية
* الموازنات هى تكملة للتخطيط الإستراتيجي , بمعنى .أن الشركة تقوم على النظام الآتى

اولا : يتم تحديد الرؤية والمهمة للشركة (يتم وضعهم بواسطة مجلس الإدارة)

ثانيا : يتم تحديد الخطط والأهداف الإستراتيجية ، وتحتوى الخطط على الوسائل والطرق التى من خلالها تستطيع الشركة تنفيذ اهدافها

ثالثا : يتم تحديد أولويات الخطط , (الشركة لا تركز على خططها الإستراتيجية كلها بنفس الإهتمام ولكن تتدرج الخطط في شكل أولويات)

رابعا : يتم تحديد أهداف قصيرة الأجل

خامسا : يتم وضع موازنه للشركة ومن ثم للأقسام

* إذن وضع الموازنه يبدأ من تحديد الرؤية والمهمة للشركة وينتهي بوضع الموازنات للأقسام

# دور (أدوات) الموازنة في الشركات

1- الموزنة كأداة (أدوات الموازنة)

* بشكل عام : الموازنة هى خطة واقعية مستقبلية يتم التعبير فيها عن الأهداف التى تريد أن تحققها الإدارة وطريقة التعبير تكون بالأرقام , لكن تفصيلا تعتبر الموازنه هى مجموعة أدوات تساعد الإدارة في تحقيق اهدافها  مثل

أولا : أداة للتخطيط

* بما أنها تمثل أخر جزء من عملية التخطيط الإستراتيجي إذن هى جزء أساسي من عملية التخطيط لذلك يمكن اعتبارها خطة مستقبلية مكتوبة تجبر الإدارة على تقييم الأهداف التى حددتها خلال عملية التخطيط الإستراتيجي ,بمعنى أن الخطط الموضوعة يتم تحويلها الى موازنات (أرقام)  لمعرفة هل بإمكان الشركة تحقيقها أم لا

# مثال : تريد الشركة أن تزيد من حصتها السوقية الى 80% في السوق , هذه الخطة كيف نحولها الى موازنة ؟؟ نحدد كمية النقدية اللازمة لتحقيق هذا الهدف , لنفرض أن هذا الهدف يتطلب فتح فروع في عدة أماكن وتخفيض سعر البيع وعمل عروض وتخفيضات للجملة وعدة أشياء أخري هذا كله يتم احتسابه بالأرقام كم سيكلف الشركة ؟؟ بهذه الطريقة تم تحويل الهدف الى موازنة .

* عندما تضع الشركة خطة معينة يتم تحويلها الى أرقام (موازنه) , هذا الأرقام تتوقع نتائج الخطة قبل حدوثها فعليا

# مثال : تريد الشركة عمل منتج جديد ضمن منتجاتها , هذه الخطة يجب على الشركة أن تحولها الى أرقام حتى تعرف مدى نجاحها أو فشلها , لذلك تلجأ لعمل موازنه لهذا المنتج , ماهى تكلفة إنتاجه ؟ كم سيكون سعر بيعه ؟ كم سيكون العائد من خلال هذا المنتج ؟ هل سنربح أم نخسر ؟ ما هي نسبة المبيعات المتوقعة لهذا المنتج ؟ وبذلك من خلال ترجمة  الخطة الى موازنة ,  تستطيع الشركة تقييم هذه الخطة

* الموازنه كأداة تخطيط لا يتم اعدادها فقط على مستوى الشركة , ولكن تُعد على مستوى الأقسام أيضا كما ذكرنا سابقا

* بواسطة الموازنات يمكن اكتشاف الأخطاء والمشاكل قبل حدوثها

# مثال : إذا كان المخزون لدى الشركة بفترة معينة هو 100,000 وحدة وخلال هذه الفترة مطلوب 120,000 وحدة , يمكن للموازنات أن تكتشف وجود عجز في المخزون ، في هذه الحالة إذا كانت الشركة ليس لديها خطط لمواجهة مثل هذه العقبات او المشكلات قد تضطر للإغلاق أو فقد مكانتها في السوق بسبب تأخير الإنتاج

ثانيا : أداة رقابية 

* تعتمد هذه الأداة على مقارنة النتائج الحقيقية مع النتائج المستهدفة للخطط الموضوعة وتحديد الإنحرافات وعلاجها وذلك يتيح للإدارة تقييم مدى نجاح الشركة أو فشلها في تطبيق الخطة الموضوعة بمعنى أن الشركة تضع في حساباتها أرقام محددة للتكلفة والمبيعات والأرباح و .. ، هذه الخطة تعمل المنشأة على تحقيقها , لكن الأرقام الفعلية قد تختلف عن أرقام الخطة الموضوعة , لذلك تستخدم الموازنة كأداة رقابية في تحديد مدى نجاح الشركة في تحقيق النتائج المستهدفة

* من خلال الموازنه كأداة رقابية يحافظ المدراء على كمية المال المُنفَق في تنفيذ خططهم التشغيلية لأنهم يعلمون أن الموازنه هنا سوف تحاسب كل مدير على أى مصروفات زائدة عن التى وضعتها الموازنه , ومن هنا تنتج نقطة إيجابية مهمة وهى التقييم الذاتى بمعنى أن  كل مدير أو مسئول عن قسم معين داخل الشركة مخطط له إنفاق مصروف محدد لتنفيذ خطة محددة فكلما كان المدير ملتزم بالموازنه المحددة له يستطيع أن يراقب نفسه ويعطى تقييما لنفسه حسب إلتزامه بموازنته

* تساهم الموازنه في الرقابة على تكاليف المنتج ، حيث يكون المدير أقل استعدادًا لإنفاق الأموال على الأنشطة غير الضرورية لأنه لا يريد أن ينحرف عن خطة الموازنة

* تساهم الموازنة في تقييم المدراء وتحديد مدى كفاءتهم

* تعتبر الموازنة أداة تقييم ذاتى لكل مدير وموظف لأنه مرتبط بعمل محدد وبتكلفة محددة فيسهل على المدير تحديد مدى التزامه  وانحرافه عن الآداء المطلوب ومعالجته

* الموازنه توضع على الأقسام وعلى كل مستوى من مستويات الشركة بل وعلى المستويات الفرعية أيضا , بمعنى أنه يجب ألا تتم أى خطوة في الشركة إلا وكان مخطط لها ولمصروفاتها ، فلا يجب أن يتم تنفيذ الخطة بشكل عشوائي

* يجب تجنب وضع مصروفات أكثر من اللازم وإيرادات أقل من اللازم في الموازنة لأنه يؤثر بشكل سلبي على الميزانية ولا يجعل الموازنه تحقق الهدف المطلوب منها ، لذلك يجب تحديد المصروفات والإيرادات بشكل أكثر دقة في الموازنة

* الموازنه يجب أن يتم ربطها بالنظام المحاسبي والهيكل التنظيمى للشركة , لأن ذلك يساعد على معرفة مدى التزام النتائج الفعلية بالنتائج المستهدفة

ثالثا : أداة تحفيزية

* تفشل الموازنه عندما تُفرض على القسم ويُطلب منه أن ينفذها ، ولكن النجاح في الموازنه يتطلب مشاركة الموظفين والأقسام في تحديدها ومعرفة رأيهم وذلك يعمل على تحفيز الموظفين ويجبرهم على الإلتزام بالموازنة التى شاركوا في وضعها وليست تلك الموازنة المفروضة عليهم

* بمشاركة الموظفين في وضع الموازنه سوف يبذلون جهد أكبر في تحقيق أهداف الشركة عن ذلك الجهد المبذول في تنفيذ موازنه مفروضة

* المدير الذي يضع موازنة للقسم الخاص به ، يعتبر ذلك حافزا له يجعله يعمل بجهد أكبر لعدم حدوث أى إنحراف أثتاء التنفيذ

* يجب أن تكون الموازنه واقعية حتى يستطيع الموظفين نقاشها وتحقيقها

# مثال : إذا كانت تكاليف الإنتاج في السنة السابقة 100,000$ والمبيعات كانت 500,000$ , لا يجب أن تكون موازنة التكاليف هذا العام 20,000$ مثلا والمبيعات 800,000$

* تكون الموازنه مقبولة بنسبة كبيرة بناء على مدي مرونتها , وذلك يعنى عدم وضع رقم ثابت للموازنة يجب تحقيقه بأى شكل

# مثال :  لموازنة التكاليف ، يجب الأخذ في الإعتبار أنه قد تحدث زيادة في تكاليف المنتج لذلك تقرر الشركة بدلا من وضع 100,000$ كموازنة للتكاليف , تضع من 100,000 الى 110,000$ كمدى للموازنة ,  لذلك الشركة كلما وضعت مدى معقول ومنطقي للموازنه ساهم ذلك في قبولها بنسبة أكبر لدي الموظفين

رابعا : أداة تواصل

* وضع الموازنه يعتبر وسيلة اتصال مع الموظفين لإخبارهم بالأهداف المطلوب تحقيقها لأن الموازنة تعتبر إنعكاس للأهداف التى سوف تحققها الشركة

* الموازنة تعتبر عامل مساعد في عملية التخطيط والتنسيق والرقابة

* الموازنة تساعد الإدارة في تخصيص مواردها بكفاءة والتأكد من أن أهداف الأقسام الفرعية متوافقة مع بعضهم البعض وكلهم متوافقون مع أهداف الشركة

* الموازنه تتطلب تنسيق الأقسام مع بعضها البعض وذلك يتطلب تواصل الأقسام مع بعضها , حتى تكون موازنة المبيعات متوافقة مع موازنة المخزون ، وموازنة المخزون متوافقة مع موازنة الإنتاج ، وموازنة الإنتاج متوافقة مع موازنة مشتريات المواد الأولية .. وهكذا

* عندما لا توجد موازنة عامة للشركة , كل قسم يعمل بشكل غير متفق مع القسم الآخر

# مثال : قسم المبيعات يريد الاحتفاظ بأكبر قدر ممكن من المخزون حتى لا يخسر أي مبيعات مستقبلية ، ولكن قسم إدارة النقدية يريد أن يكون المخزون في أقل مستوى ممكن وذلك للحفاظ على الاحتياطيات النقدية ، ولكن إذا تم التنسيق بين الأقسام وعمل موازنة عامة للشركة ، سوف يستطيع كل قسم أن يعرف ما له وما عليه

خامسا : أداة لمطابقة الأهداف

* الموازنة توضح لجميع الإدارات والأقسام ماهو هدف الشركة المطلوب تحقيقه حتى يعمل الجميع لتحقيق نفس الهدف العام

# مثال : يجب أن تكون الخطة الإستراتيجية والموازنة الرأسمالية متوافقة مع الخطة التشغيلية في الموازنة الرئيسية

2- الموازنة كمقياس لخطط الإدارة

* عند عمل الموازنه تضع الشركة أهدافا تريد تحقيقها ، تتعلق تلك الأهداف بحصتها في السوق أو الربحية أو معدل نمو الشركة وغيرها من الأهداف ، لا يمكن للشركة أن تحقق تلك الأهداف إلا إذا كانت قد خططت لكل هدف بشكل كافي ومثيل لكمية الموارد التى سيتم إستخدامها والنتائج المتوقعة لاستخدام تلك الموارد ، لذلك فإن إعداد الموازنة يتطلب الإلتزام بالموارد الداخلية للشركة فمثلا الشركة لديها 10 ماكينات يحققوا 200,000 وحدة سنويا ، من غير الطبيعي أن يتم عمل موازنة على أساس إنتاج 300,000 وحدة ، لذلك يجب أن تكون الموازنة واقعية وملتزمة بالموارد الداخلية للشركة وطاقتها

* يجب على كل موظف داخل الشركة أن يحترم ويُقدر قيمة ومكانة عمله داخل الشركة وأن يؤدى دوره بالشكل المطلوب لأن عدم إلتزام الموظف بدوره يؤثر سلبيا على مستقبل الشركة

3- دور الموازنة في التخطيط الشامل والتقييم

* التخطيط هو العملية التي تحدد من خلالها المنظمة أهداف محددة لها وتعمل على تحقيق هذه الأهداف ، لذلك فإن التخطيط هو رد الشركة على مقولة "إذا كنت لا تعرف إلى أين أنت ذاهب ، فإن أي مسار سيأخذك إلى هناك" ، هذا يعنى أن الشركة إذ لم تحدد هدفها وترسم الطريق للوصول لهذا الهدف ستبقي مثل الشخص التائه في الطرق يمشي هنا فيصل هنا ويمشي هناك فيصل هناك لأنه لا يعرف المكان الذي يريد الوصول إليه

1) نقطة البداية لعملية التخطيط في أي شركة هي تحديد مهمتها التى تم إعدادها بواسطة مجلس الإدارة والإدارة العليا والذي يبرر سبب وجود الشركة

# مثال : شركة إتصالات أمريكية تريد زيادة قيمة أسهم المساهمين لديها فتعمل على توسيع خدمات الإتصال لديها عالميا

2) بعد أن حددت الشركة مهمتها تقوم بوضع خطتها الاستراتيجية التي تحتوي على الوسائل والطرق التي من خلالها تحقق الشركة مهمتها ، معظم أهداف الشركة التى تحددها في استراتيجيتها تكون أهداف طويلة الأجل ، بالإضافة لأهداف أخري محددة قابلة للقياس

# مثال : خلال 5 سنوات تخطط شركة الإتصالات لامتلاك 35% من سكان أمريكا ليكونوا من مستخدمى شبكتها (هدف طويل الأجل)

3) بعد أن قامت الشركة بوضع الأهداف طويلة الأجل ، ستصبح أولويات المنظمة واضحة (الأولويات هى منبع الخطط قصيرة الأجل) ، لذلك فإن الإلمام الكافي بأولويات الشركة يعتبر أمر مهم وحاسم في تحقيق الهدف العام أو الخطة طويلة الأجل لأن الشركة عندما تدرك أولوياتها تستطيع تخصيص مواردها الداخلية في تنفيذ تلك الأولويات وبالتالى تتحقق الأهداف طويلة الأجل تدريجيا

# مثال : تريد الشركة معرفة عدد الأبراج اللازمة لتحقيق هدفها المتمثل في الإستحواذ على 35% من مستخدمى الشبكات بأمريكا ، معرفة عدد الأبراج هو أحد الأولويات التى تعمل على تحقيق الهدف العام ، وتحقق الشركة هذه الأولوية عن طريق توفير المبلغ اللازم والعمالة والمواد و ..... (الموارد الداخلية)

4) الخطط القصيرة الأجل تنتج من الأولويات ، لذلك تقوم الشركة بدراسة أولوياتها بشكل كافي حتى تستطيع تحويلها إلى خطط قصيرة الأجل

# مثال : عدد أبراج الشبكة التى يمكن توفيرها في منطقة Atlanta بأمريكا مثلا 100 برج ، إذن ستقوم الشركة بتخصيص مواردها الداخلية لتحقيق هذا الهدف الذي يعتبر أحد الأهداف قصيرة الأجل

* لمعرفة مدى تقدم الشركة في تحقيق أهدافها فإنها تحتاج إلى القياس الكمي ، والذي يمكن تحديده من خلال الموازنات

# مثال : كم عدد الأبراج التى تمت خلال شهر يناير ؟ ما هى كمية المواد المستخدمة في تصنيع الأبراج ؟ تتم مقارنة تلك الإجابات بالأرقام الموضوعة في الموازنة لمعرفة ما إذا كانت الشركة تسير على الطريق الصحيح أم لا ، لاحظ أن القياس ليس دائما يكون بكمية النقدية ، أى أن الشركة لا يجب أن تحدد مدى تقدمها بتكلفة إنشاء الأبراج فقط بل يجب تحديد عددهم أيضا ويمكن أيضا مقارنة التكلفة بهذا العدد لمعرفة مدى التزام الشركة بالموارد المخصصة لإنشاء البرج

* الموازنة هى عنصر رقابة استراتيجي ، حيث تستطيع الشركة تقييم اداءها عن طريق مقارنة ما حققته بما هو مخطط له في الموازنة ، وكذلك مديري الأقسام يمكنهم عمل تقييم ذاتي بمقارنة ما حققه كل قسم بما هو مخطط له في الموازنة الخاصة بالقسم

4- المشاركة في إعداد الموازنة

1) تبدأ عملية وضع الموازنة عن طريق رئيس مجلس الإدارة الذي يضع موازنة الشركة ويناقشها مع الموظفين

2) بعد ذلك ، مديرو الأقسام يترجمون الموازنة الموضوعة الى أهداف إستراتيجية يمكن قياسها وتحقيقها وعمل موازناتها

3) لجنة الموازنات (تتواجد في بعض الشركات وليس الكل) برئاسة مدير الموازنات, هى المسئولة عن مراجعة الموازنات الموضوعة بواسطة الأقسام والموافقة عليها ، ومدير لجنة الموازنات هو المسئول عن التنسيق بين الأقسام  وجمع كل موازنات الأقسام

4) الإدارة الوسطي والتشغيلية (مدراء الأقسام ) هى المسئولة عن وضع الموازنة بكل قسم  وتقدمها الى لجنة الموازنات لكى يتم مناقشتها ومن ثم الموافقة عليها

طرق إعداد الموازنه

1) الموازنة المفروضة (من الأعلى للأسفل)

* يقوم مدير الشركة بفرض الموازنة على الأقسام بدون الرجوع اليهم ولا قبول مناقشتهم , وهذه الموازنه غالبا ما يتم رفضها ولكن من ضمن إيجابياتها أنها أقل تعقيدا وأقل توفيرا للوقت وتكون متوافقة بين جميع الأقسام

* حتى لو كانت الشركة استعانت بمستشارين (من خارج الشركة) في عملية إعداد الموازنة ، فإن تلك الموازنة أيضا تعتبر مفروضة ، وغالبا ما ينتج عنها مشاكل في التنفيذ لأن الإستشاري الذي وضعها ليس لديه معرفة كافية عن الشركة وعملياتها ومواردها

# إيجابيات الموازنة المفروضة

- أقل تعقيد

- أقل استهلاك للوقت والمال

- متناسقة ومتوافقة مع جميع الأقسام

# عيوب الموازنة المفروضة

- غير مقبولة لدي المدراء والموظفين

- غالبا لا يتم الإلتزام بها بشكل كبير

2) الموازنة الديموقراطية (من الأسفل للأعلى)

* تقوم الإدارة العليا هنا بإعطاء نصائح معلومات إرشادية للأقسام وبناء عليه تقوم الأقسام بوضع موازناتها

# إيجابيات الموازنة الديموقراطية

- تكون أكثر قبولا لدى الموظفين لأنهم هم من يشاركون في وضعها

- تعزز من قيمة الموظف أمام نفسه بمشاركته في وضع موازنة الشركة التى يعمل بها

- يتم الإلتزام بها بشكل كبير

- يقوم الموظفون بربط آداءهم بالمكافئات أو الجزاءات حسب التزامهم بالموازنة

# عيوب الموازنة الديموقراطية

- تستغرق كثيرا من الوقت والمال

- أكثر تعقيدا في توافق الأقسام مع بعضها

- الموازنة الموضوعة بكل قسم تتأثر بمن يضعوها بمعنى أن كل قسم يفكر أولا في تحقيق أهدافه فتكون نسبة التوافق قليلة مع باقي الأقسام

- تنتشر الخبرات والمعرفة المهنية لدي الموظفين لدرجة أنهم قد يكونوا أكثر خبرة من المدراء وهذا ما لا يرضاه (بعض) المدراء

- تسمح بحدوث الإحتيال الموازنى وهو تلاعب في أرقام الموازنه يتم فيه تضخيم المصروفات وتقليل الإيرادات حتى يستطيع مدير الفرع أن يعمل على عكس مظهر الموازنة  لكى يظهر بأنه مدير جيد وكفؤ

# مثال : مدير فرع ما , من خلال خبرته يري أن مصروفاته هذا العام سوف تكون 50,000$  وإيراداته سوف تكون 130,000$ , يقوم بوضع موازنة كالآتى , 70,000$ مصروفات , 110,000$ إيرادات , ويعمل بكل جهد على عدم تجاوز مصروفاته للـ 50,000$  وعدم إنخفاض إيراداته عن ال 130,000$ , لأن نهاية العام إذا حقق هدفه سوف يكون مدير مثالى ولن يحصل على تقييم سلبي

- يمكن للشركة مواجهة الإحتيال الموازنى عن طريق إجراء مراجعات دقيقة ومكثفة للموانة وتحديد مدي دقة الأرقام الموضوعة

- المدير الذي يتوقع أن موازنته سيتم تخفيض أرقامها ، يقوم بوضع أرقام عالية فيها

- عند استخدام الموازنة في تقييم الآداء سيقوم المدير بعرض أهداف تسهُل عليه تحقيقها

# إيجابيات وسلبيات الإحتيال الموازنى

* يمكن أن يؤدي وجود الإحتيال إلى تقليل مميزات التخطيط الإستراتيجي لأن الموازنة قد تكون غير دقيقة بشكل كبير،

# مثال : قد تُظهر الموازنة أنه يجب على الشركة إقتراض 500,000$ ولكن قد يكون هذا الأمر غير ضروري لأن المدراء هنا متحفظين (يتوخوا الحذر) وبناء على هذا التحفظ ظهرت الحاجه لاقتراض هذا المبلغ لكنه غير ضروري فعليا

* عدم وجود الإحتيال يؤدي إلى عدم تنفيذ أنشطة جديدة

# مثال : الموازنة التى تكون دقيقة وقريبة بشكل كبير من المواقع لن يكون لديها فائض لعمل أنشطة أخري كصيانة متعدة للآلات مثلا أو أى نشاط آخر ، فالأرقام الموضوعة بالموازنة تقارب بحد كبير الأرقام الفعلية ، إذن لن يكون هناك فائض لاستغلاله في أنشطة أخري

5- الموازنات من حيث الزمن

1) موازنات طويلة الأجل : يهتم بها رؤساء مجلس الإدارة وتغطي فترة كبيرة من الزمن قد تصل ل 10 سنوات أو أكثر

2) موازنات متوسطة الأجل : يهتم بها مدراء الأقسام وتغطى فترة زمنية تصل إلى سنتين

3) موازنات قصيرة الأجل : يهتم بها الموظفون بالمستويات الدنيا وتغطى فترة ما بين شهر الى سنة

6- دور الموازنة في صنع ورقابة الأهداف قصيرة الأجل

* يتم عمل الموازنة لتحقيق أهداف الشركة مثل زيادة حصتها السوقية ، تعظيم الأرباح ، حيث تقوم موازنة الأقسام بتحديد الإيرادات والمصروفات لكل قسم

* الشركات التى تقوم على أعمال موسمية يتم فيها وضع موازنة كل قسم على فترات ، أى أن المصروفات والإيرادات الخاصة بموازنة كل قسم في تلك الشركات لا يتم وضعها على أساس سنوى مرة واحدة ولكن توضع على أساس أسبوعى أو شهري (أي أنه يتم تحديد مبلغ معين لتحقيق هدف أو أهداف معينة خلال هذا الشهر ، ويتم تحديد مبلغ لأهداف الشهر القادم وهكذا)

* الموازنة الثابتة : يتم  وضعها لمستوى نشاط واحد

# مثال : سيتم عمل موازنة لقسم الإنتاج بشركة منتجات غذائية بحجم 100,000 وحدة خلال السنة (لاحظ أن المنتجات الغذائية دائمة طوال السنة)

* الموازنة المرنة : يتم وضعها لمستويات مختلفة من النشاط

# مثال : سيتم عمل موازنة لقسم الإنتاج بشركة مناديل ورقية بحجم 20,000 وحدة خلال شهري يناير وفبراير ، و 40,000 وحدة خلال شهري مارس وأبريل ، و 150,000 وحدة خلال أشهر مايو ويونيو ويوليه (لاحظ أن المناديل الورقية تعتبر موسمية يكثر استخدامها خلال أشهر الصيف)

* الموازنة الثابتة تستغرق وقت وتكلفة أقل مقارنة بالمرنة لكن الموازنة المرنة تعتبر أكثر فائدة

* الخلاصة أن الموازنة الثابتة يتم عملها للإنتاج الذي يكون الطلب عليه مستمر طوال العام ، أما الموازنة المرنة يتم عملها للإنتاج الذي يتغير الطلب عليه خلال الموسم

7- دور الموازنة في مقارنة الأداء بالأهداف المحددة

* من ضمن أدوار الموازنة هو أن المدراء يستطيعون من خلالها تقييم مدى النجاح أو الفشل في تحقيق الأهداف

* بمرور الوقت في السنة المالية يمكن مقارنة الإيرادات والمصروفات المخطط لها في الموازنة بإيرادات ومصروفات الفترة المنقضية لمعرفة مدى التزام الشركة والأقسام بالموازنة

8- دور الموازنة في الرقابة على المصروفات

* الموازنة هي أداة تخطيط ومراقبة ، فمن خلالها يمكن مراقبة الأداء الفعلى للشركة فمثلا يتم مراقبة المصروفات عن طريق إصدار تقارير دورية خلال العام ، هذه التقارير تتضمن ماتم صرفه فعليا وما كان ينبغي صرفه طبقا للموازنة ، وفي حالة وجود فرق بين المبلغين يعتبر هذا انحراف فتتم محاسبة المدير عليه

* تحليل الإنحراف يوضح الآداء الفعال للقسم أو المدير إذا تطابقت مصروفاته الفعلية (أو انخفضت) عن المصروفات بالموازنة ، ويوضح الآداء الغير فعال إذا زادت المصروفات الفعلية عن المصروفات بالموازنة

9- دور الموازنة في التواصل والتنسيق والتكامل بين الأقسام

* من خلال الموازنة الرئيسية أو العامة يستطيع المدراء والموظفون معرفة الهدف العام للشركة والتى تعمل لتحقيقه ، فإذا لم تقم الشركة بعمل موازنة رئيسية تربط بين موازنات الأقسام سيقوم كل قسم بالنظر لنفسه فقط وعمل موازنة تحقق اهدافه دون النظر لباقي الأقسام مما يؤثر على استقرار الشركة ، لذلك فإن الموازنة الرئيسية للشركة تعمل على تنسيق ومطابقة أهداف الأقسام لخدمة الهدف العام

* الموازنة تُسهل عملية التنسيق بين أنشطة الشركة

# مثال : تريد الشركة تحديد كمية المواد اللازمة للإنتاج ، ولكن قبل تحديد المواد يجب تحديد كمية الإنتاج المتوقع ، فهنا لن يتم عمل موازنة الإنتاج إلا بعد عمل موازنة المشتريات 

10- خصائص الموازنة الناجحة

1) الوقت الكافي لإعداد الموازنه

* يجب توافر وقت كافي لإعداد الموازنه بشكل صحيح ومنطقي ومتوافق مع جميع الأقسام , لا يتم وضع الموازنه مع بداية السنة ولكن قبل دخول سنة الموازنه يجب أن تكون الموازنه جاهزة للتنفيذ , بمعنى أن موازنه السنة القادمة يتم وضعها في السنة الحالية

* جدول تخطيط الموازنه هو جدول يعبر عن خطوات إعداد الموازنه, كل خطوة يجب أن يتم تحديدها في الجدول وتحديد وقت تحقيقها ، ونظرا لأن موازنات الأقسام تم إعدادها بشكل منفرد لكل قسم إذن يجب توافر خطوات معينة لدمج الموازنات وتنسيقها معا

# مثال : إدارة المشتريات سوف تشتري مواد يوم 1 مارس ، إدارة الإنتاج سوف تستخدم هذه المواد يوم 2 مارس وتنتهي من إنتاجها يوم 5 مارس ، إدارة التسويق سوف تقوم بعمل إعلانات عن المنتج يوم 6 مارس ، إدارة المبيعات سوف تقوم بعمليات البيع يوم 7 مارس ... وهكذا

* قسم (إدارة) الموازنة هذا القسم هو المسئول عن تجميع الموازنات ودمجها وإدارتها

2) دليل (إرشادات) الموازنة

* يجب على الموظفين الذين شاركوا في إعداد الموازنة (من كل قسم) أن يكونوا على علم بالإجراءات التفصيلية والمعرفة اللازمة لإعداد موازنتهم حتى يتمكن أى فرد (مشارك في الإعداد) من أى قسم من المساهمة في إعداد موازنة القسم الخاص به

* يجب أن تكون الموازنات متناسقة ومترابطة مع ببعضها حتى لا تتضارب أهداف الأقسام ويؤثر ذلك سلبيا على تحقيق الهدف العام

* كل فرد أو قسم مشارك في إعداد الموازنة يجب أن يعلم الهدف العام للشركة والإفتراضات التى تضعها الشركة فمثلا تريد الشركة خلال العام القادم تخفيض مصروفاتها بنسبة 2% أو زيادة إيراداتها بنسبة 6,5% ، إذن يجب إعداد الموازنات مع الأخذ في الإعتبار هذه الإفتراضات

3) قبول الموازنة على كافة المستويات

* حتى تنجح الموازنه بالشكل المرغوب فيه يجب أن تحدث مشاركة بين أفراد الشركة من مدراء وموظفين كي يتم وضع موازنة مقبولة لدي الجميع ، وبالتالى يتم تحقيق الأهداف هنا بشكل أكثر نجاحا مقارنة بالموازنة المفروضة على الأقسام

4) ارشادات هامة لتحقيق أفضل آداء

- استخدام التكنولوجيا في إعداد الموازنة بدلا من إعدادها يدويا واستهلاك مزيد من الوقت

- تحديد أهداف واقعية يمكن تحقيقها والإستعانة بالموظفين في وضع تلك الأهداف

- إستخدام سيناريوهات (ماذا لو ) للنظر في الإفتراضات المحتملة في المستقبل

- تحديث الموازنة بشكل مستمر لكي تكون متجاوبة مع الظروف الحالية لها في كل وقت

- استخدام موازات بديلة لتطبيق اقتراحات الموظفين والإدارة العليا

11- العوامل الخارجية المؤثرة على إعداد الموازنات

* حالة السوق من حيث النشاط والخمول : كلما كان الإقتصاد نشط في السوق يتم وضع موازنة للأقسام (للمبيعات والإنتاج والتسويق و... ) أكبر من تلك الموضوعة في حالة الإقتصاد الخامل ، قد تلجأ الشركة إلى البيع بسعر أقل في السوق الخامل بغرض المحافظة على اسمها في السوق

* توافر مصادر للتمويل : كلما كانت الشركة تملك مصادر مالية متعددة ومناسبة ساهم ذلك في إعداد موازنة مقبولة أكثر ومرضية للموظفين وللمدراء

* موقف السوق / الصناعة : تتأثر الموازنه هنا بـ (قرارات الحكومة فيما يخص مجال عمل الشركة ، مدى وجود عمالة متوفرة ، حصة الشركة في السوق ، المنافسة)

# مثال : إذا ارتفعت تكلفة المواد الأولية المستخدمة في الصناعة يجب أن ينعكس هذا الأمر بالموازنة مما يؤدى ذلك لاختلاف هامش الربح عما قبله من السنوات

12- مفهوم السيطرة / التحكم

* إمكانية التحكم هو مفهوم أساسى يستخدم في الموازنات وفى تقييم الآداء ، هذا المفهوم هو النطاق الذى من خلاله يستطيع المدير أن يؤثر على الأنشطة ومايرتبط بها من تكاليف وإيرادات

# مثال : مدير الإنتاج هو الذي يستطيع التحكم في تكلفة إنتاج المنتج ، لذلك يتم تقييم آداءه بناء على تلك التكاليف

* القدرة على التحكم : هو المدى الذي يمكن للمدير من خلاله أن يؤثر على الأنشطة والإيرادات والتكاليف ، هناك نوعين من التكاليف

1) التكاليف القابلة للتحكم : هى التكاليف التى تخضع لتقدير مدير معين

2) التكاليف الغير قابلة للتحكم : هى التكاليف التى لاتخضع لتقدير مدير أى هى التى تقع تحت مسئولية مستوى / قسم آخر في الشركة

13- مراجعات الموازنة

* الإفتراضات التى تم استخدامها في إعداد الموازنة قد تتغير بشكل كبير خلال العام ، لذلك يجب وضع السياسات اللازمة لمواجهة التأثير الذي يحدث في الموازنة نتيجة لتلك التغيرات

* استجابة الموازنة للتغير (المرونة) : هو أحد صفات الموازنة الناجحة ، إذا لم تتواجد هذه السمة في الموازنة ستصبح الموازنة غير قابلة للتحقيق في الظروف التى يكون فيها تغيير الموازنة أمر حتمى ، مما يؤدي لتقليل جهد المدراء في العمل لأن الموازنة أصبحت غير متوافقة مع الواقع العملي ، فمثلا لو ارتفعت تكاليف المواد بعد إعداد الموازنه ، لن يستطيع مدير المشتريات تنفيذ الموازنة

* يمكن استخدام معلومات من العام الحالى لعمل موازنة العام القادم وتصحيح الإنحرافات التى تعرضت لها الشركة في موازنة العام الحالى

* يتم عمل تقرير بالنتائج الفعلية للآداء والإنحرافات الحادثة خلال السنة لاستخدامهم في تصحيح مسارالشركة

* خطوات رقابة الآداء بالموازنة 

1) وضع معايير الأداء (إعداد الموازنة)

2) قياس الأداء الفعلي

3) تحليل ومقارنة الأداء الفعلى بالموازنة

4) وضع وتنفيذ الإجراءات التصحيحية

5) مراجعة الموازنة وعمل التعديلات اللازمة

14- إنتقادات وأوجه القصور في الموازنة

1) شعور المدراء بأن الإدارة العليا تقوم بعمل تخفيضات في المصروفات التى كانت مرتفعة في المراحل الأولى من عمل الموازنة مما يسبب استياء لدي مدراء الأقسام ، قد يكون السبب هو

- أن الإدارة لم تقم بفحص الموازنة بشكل كافي فقررت خفض التكاليف مباشرة

- أن الإدارة لم تحدد المصروفات الواجب تخفيضها في نشاط محدد أو قسم محدد فقامت بعمل تخفيض عام على كافة المصروفات

2) بعض الموازنات يتم وضعها على فترات شهرية أو ربع سنوية ، لذلك لا يجب وضع قيود على الإبتكارات والإستجابة للتغيرات

# مثال : في حالة وجود فكرة جديدة يريد المدير تنفيذها على المنتج لن يستطيع لأنه ملتزم بموازنة ذات منتجات وتكاليف وأنشطة محددة

3) يجب مقارنة النتائج الفعلية للآداء مع الموازنة لتقييم الآداء وتصحيح الإنحرافات ولكن بعض المدراء يقومون بعمل تقييم بنهاية العام فقط مما يسبب مشكلة صعوبة معالجة الإنحرافات 

4) كثير من الشركات تبقي في حالة تردد وعدم الإستعداد لتغيير الموازنة ، مع العلم أن حتى أفضل موازنة يمكن وضعها ستحتاج إلى تغيير من وقت لآخر استجابة للتغيرات في بيئة عمل الشركة

ليست هناك تعليقات
إرسال تعليق

إرسال تعليق